Kako Napisati Pismo Za Vsako Priložnost

2024 Avtor: Francis Oldridge | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-16 20:43

Časi, ko je bilo pisanje pisem najprimernejše sredstvo za komunikacijo med poslovnimi sodelavci, družino, prijatelji in ljubitelji, prekrižani z zvezdami, so minili. Polžja pošta je morda preteklost, vendar se ozrite po svojem sodobnem življenjskem slogu in videli boste, da umetnost pisane besede še zdaleč ni mrtva. Obstaja velika verjetnost, da velik del svojega osebnega in poklicnega življenja preživite s komunikacijo vitext ali e-pošte in še vedno obstajajo scenariji, ki zahtevajo staromodno oblikovano pismo (tudi če ga boste verjetno poslali po vsem svetu, kot ste udariti žig). Komunikacija je ključnega pomena za vsako interakcijo in vedeti, kako dati pravi ton v pisni korespondenci, je ključna veščina, ne glede na to, ali pišete ljubezensko pismo ali odstopno pismo. Da bi vam pomagali ostati na pravi poti, smo pripravili ta vodnik, kako napisati pismo za vsako situacijo.

Določite svoj namen in občinstvo

Preden lahko pisalo položite na papir - natančneje konice prstov na tipkovnico - si vzemite nekaj časa, da razmislite, kaj natančno želite doseči s svojim pismom. S šefom se ne bi pogovarjali enako kot s pomembnim drugim, zato tudi njim ne bi smeli pisati enako. Zberite svoje misli, preden začnete pisati, tako da si zastavite nekaj preprostih vprašanj:

Komu pišem?

Poznate osebo, s katero pišete, ali bo to vaša prva komunikacija z njo? Način naše medsebojne komunikacije se naravno spreminja, bolj ko se poznamo, zato pred začetkom preverite svoj odnos z osebo, s katero pišete. To vam bo pomagalo, da se ne boste zdeli preveč ležerni ali preveč kratki za situacijo.

Kaj poskušam doseči?

Ali spremljate razgovor za službo ali pišete počitniško pismo družini? Tako kot je pomemben vaš odnos do prejemnika vašega pisma, je pomemben tudi kontekst, v katerem ga pišete. Vedno se prepričajte, da ohranjate profesionalno komunikacijo ravno tisto - profesionalno - tudi če imate prijateljstvo s sodelavcem ali poslovnim sodelavcem, s katerim pišete. O profesionalni komunikaciji razmišljajte kot o svojem splošnem poklicnem profilu. Ne bi želeli lenega, surovega ali preveč priložnostnega e-poštnega sporočila svojemu prijatelju v računovodstvu na vašem profilu LinkedIn, zato ga ne bi smeli želeti niti v pošiljanju. Tudi nasprotno je res; če pišete zahvalno pismo svoji sladki mali gam-gam, je zadnja stvar, ki jo želite slišati, kot da vodite poslovno srečanje. Upoštevajte svoj cilj, ko pripravljate pismo in se postavite na mesto prejemnika.

Ali imam vse informacije, ki jih potrebujem za sporočanje?

To je še posebej pomembno pri poslovnih komunikacijah. Večina nas je že dolgo sprejemala dolga niza e-poštnih sporočil, ker pošiljatelj ni imel vseh dejstev v redu, preden je pritisnil »Pošlji«. Ne bodite tisti, ki pošlje pet e-poštnih sporočil, ko bi to storil. Ta vrsta neorganiziranega e-poštnega etiketa s pretokom zavesti je v najboljšem primeru dražilna, v najslabšem pa povsem zmedena in nestrokovna. Če imate v pisni obliki veliko pomembnih informacij, si zapišite hiter seznam vseh potrebnih sporočil, da boste lahko vse poslali pred pošiljanjem.

Poiščite čas za formatiranje

Oblikovanje je pri formalnih komunikacijah ključnega pomena tako za profesionalno predstavitev kot za logično posredovanje informacij. Ko komuniciramo s podjetji, organizacijami ali sodelavci, delamo hitreje, ker se te komunikacije dogajajo v omejenih urah. Torej, pomembno je, da hitro in jasno prenesete svoje stališče - kar je veliko lažje narediti z oblikovanjem.

Kako napisati profesionalno pismo

Spremno pismo; Odstopno pismo; Priporočilo; Pismo o priporočilu, interesu ali nameri itd

Verjetno ste seznanjeni s standardno postavitvijo formalnih črk, tudi če je niste napisali sami. Večina podjetij in organizacij sledi tej obliki, ker je zlahka prepoznavna in optično prepoznavna. Predloge za uradne črke so široko dostopne in so vključene v večino programov za obdelavo besedil. Izberete lahko tudi, da ustvarite svojo iz nič ali prilagodite predlogo črk za večkratno uporabo. Nekaj ključnih stvari, ki jih je treba upoštevati pri pisanju in oblikovanju uradnega pisma:

1. Uporabite naslove. Če sodelavcu ali članu ekipe pošiljate interno e-poštno sporočilo, je verjetno, da jih nagovarjate z osebnim imenom, toda kadar komunicirate s podjetjem, organizacijo ali poklicnim stikom zunaj ali višje v svojem podjetju, nikoli jih ne smete nagovarjati samo z njihovim imenom.

2. Izogibajte se neformalnim pozdravom. Začnite svoje pismo z »Dragi…« (ne uporabljajte »Živjo«, »Pozdravljeni« ali kakršnega koli podobnega pozdrava) in prejemnika nagovorite z naslovom in polnim imenom ali priimkom (na primer: »Spoštovani g. John Smith, "ali" Dragi dr. Johnson "). Če v organizaciji, v katero pišete, še nimate stikov, si oglejte spletno mesto in poiščite ime in naslov ustrezne osebe. Če ne najdete imena posameznika, ga naslovite na ustrezen oddelek ali skupino (tj. »Dear The Manual Staff« ali »Dear Editorial Team«). Če absolutno ne morete določiti ustrezne osebe ali oddelka, ki ga želite nagovoriti, lahko uporabite »Komur to lahko zadeva«, vendar se zavedajte, da to verjetno pomeni, da bo vaše pismo moralo biti poslano pravim ljudem, ko bo prispelo, kar bi lahko povzroči zapozneli odziv.

3. Vključite datum. Če bo vaše pismo vsebovano v telesu e-poštnega sporočila, ga bo vaš e-poštni odjemalec označil z datumom in uro, če pa ga pošiljate kot prilogo ali po pošti, vam bo pomagal tudi datum na vrhu. prejemnik pa si zabeleži pravi čas za nadaljnje ukrepanje.

4. Olajšajte stik z vami. Navedite svoje ime (ime in priimek, vključno z vašim najljubšim naslovom) in kontaktne podatke. Če pošiljate fizično pismo ali digitalno kopijo formatiranega pisma, na vrh vključite svoj naslov in telefonsko številko, da bo prejemniku takoj na voljo. Pri pošiljanju e-pošte se vam morda zdi, da je vaš e-poštni naslov v polju »Od« dovolj, resnica pa je, da ne veste, kako bo prejemnik raje nadaljeval z vami. Ustvarite profesionalni e-poštni podpis, ki vključuje vašo telefonsko številko, naslov in vse ustrezne profile v družabnih omrežjih, kjer vam je všeč.

5. Uporabite formalni jezik. Poleg očitne opustitve izrekanja ali preveč nenavadnega jezika to pomeni tudi neuporabo krčenja (tj. "Ne bom na sestanku tega četrtletja" v nasprotju z "Ne bom tam").

6. Ne pokopajte lede. Profesionalna komunikacija zahteva učinkovitost, zato poskrbite, da boste čim hitreje prišli do glavne točke vašega pisma. Bolje je, da je vaše pismo strnjeno na pol strani, kot da ga poskusite raztegniti na polno stran s polnilom.

7. Lektoriraj, nato lektoriraj še enkrat. Programi, kot je Microsoft Word, imajo vgrajene funkcije črkovanja in preverjanja slovnice, ki bi morale biti vedno prvi test pri lektoriranju. Pogosto bodo ponudili celo predloge za bolj jedrnato in neposredno pismo, kar je v veliko pomoč pri pisanju uradnega pisma. Obstajajo tudi spletna orodja, kot je Grammarly, ki vam lahko pomagajo pri prvotni lekturi. Ne ustavite se pri enem prehodu preverjanja črkovanja; svoje pismo v celoti preberite tudi sami, da preverite napake. Nasvet za profesionalce: Preberite si pismo na glas ali si ga preberite nazaj (od zadnje besede do prve), da boste lažje ujeli natipkane ali čudne fraze. Če gre za nekaj življenjsko pomembnega, si oglejte tudi drugi pogled.

8. Bodite prijazni, a profesionalni. Zagotovo ne želite zaključiti pisma stranki z iskrenim "Love you!" vendar to ne pomeni, da morate biti hladni in sterilni. Svoje pismo zaključite s tesnejšimi besedami (v krogih nergavcev znano kot valediction), kot so »prisrčni pozdravi«, »hvala za vaš čas«, »s spoštovanjem« ali »najboljše želje«, da črki dodate toploto, ne da bi prestopili črte.

9. Vnesite. V današnjem svetu se temu nikakor ne moremo izogniti: če na roko napišete uradno poslovno pismo, boste videti neprofesionalno. Lep dotik je tudi tiskanje ovojnice, namesto da jo ročno naslovite.

10. Uprite se želji po ustvarjalnosti. Ne poskušajte pisati svojega pisma z čudnimi barvami ali modnimi pisavami. Veseli smo, da se počutite umetniško, vendar poklicno dopisovanje običajno ni čas ali kraj. Držite se standardov, na primer Times New Roman in navadnih starih črno-belih.

Kako napisati osebno pismo

Ljubezensko pismo, Pismo zahvale, Pismo opravičila itd

Osebna pisma so tista, kjer lahko malo raztegnete krila in poženete tiste kreativne sokove. V osebnih pismih bodo verjetno deležni posebnih dotikov, vseeno morate upoštevati nekaj smernic.

1. Ne bodite prekratki. Ne želite neskončno brskati po treh straneh, preden pridete v bistvo svojega sporočila, vendar je lepo, če v osebno pismo vključite priložnostni pogovor, da prejemniku pokažete, da ste si vzel nekaj časa za povezavo z njimi. Če se s prejemnikom že nekaj časa niste pogovarjali, mu izpolnite svoje življenje in ga vprašajte o njihovem. Če se jim za nekaj zahvaljujete, si vzemite nekaj zunanjih navodil, da razložite, kaj vam je pomenilo. Glede na kontekst je morda celo dober dotik, če v pismo vbrizgamo nekaj humorja.

2. Uporabite priložnostne pozdrave. Tako kot je čudno, če začnete pismo šefu z "Yo Ted", je enako čudno, če mamici začnete pismo z "Draga gospa Carol Jackson." Popolnoma primerno je, da prejemnika osebnega pisma nagovorite z imenom - ali celo z vzdevkom, če ste še posebej blizu - in začnete z bolj ležernim pozdravom, na primer »Živjo«, namesto »Dragi«, ki bi ga morali uporabiti v profesionalni komunikaciji.

3. Sprejemite ustvarjalnost, ne da bi pri tem žrtvovali berljivost. Te zabavne pisave in glasne barvne palete, ki jih niste mogli uporabiti v zadnjem poslovnem pismu, bodo v osebnih pismih morda našli dom. Čeprav ne želite iti tako daleč, da bi svoje pismo spremenili v neko skrivnostno mešanico mikroskopske pisave in očesnih barv, je povsem v redu, če se otresete svoje profesionalne osebnosti, ki se veže, in se zabavajte. Če pošiljate pismo z nalepkami, je pisanje na staromoden način prijeten dotik, pod pogojem, da razširjenost tehnologije vašega rokopisa ni premešala v pokvarjene piščančje praske.

V času, ko se zdi, da bi vsi raje poslali besedilo s tremi besedami prek kakršne koli razširjene komunikacije, se lahko osnutek pisma zdi zastrašujoč ali celo zastrašujoč. Če pa boste upoštevali te smernice, bo vaše pisanje pisem primerno za vsako situacijo.